КАК СОСТАВИТЬ
СТАТИСТИЧЕСКУЮ СПРАВКУ

К сожалению, технология ведения документации не изучается в вузе. В то же время владение подобной технологией позволяет сэкономить много сил и времени, не упустить массу подробностей, которые, будучи не зарегистрированными, исчезают из памяти. К тому же таким образом вы можете красиво «подать» начальству свою работу.

Мы предлагаем достаточно подробное, чтобы было понятно и начинающим психологам, описание конкретной технологии подсчета и регистрации проделанной за отчетный период работы. Эту форму можно использовать не только для составления статистической справки, но и для ведения любой другой документации: заключения по результатам диагностики, регистрации видов работ психолога, составления программ развивающей и коррекционной работы с ребенком и группами детей и т.п.

Сразу же оговоримся: приведенная в этой статье технология не обеспечена нормативно-правовой базой. На настоящий момент для психолога не существует никакой обязательной формы документов — журналов, отчетов и справок. Последнее инструктивное письмо Министерства образования Российской Федерации «Об использовании рабочего времени педагога-психолога образовательного учреждения» от 24.12.2001 за № 29/1886-6 всего лишь отменило Приложение к инструктивному письму № 3 от 01.03.99, где приводился опыт организации документирования в Самарской области. Подготовленный же отделом практической психологии и охраны здоровья Министерства образования РФ проект форм учета деятельности и отчетности педагога-психолога образовательного учреждения так и не увидел свет. Поэтому все предложения по составлению отчета для оценки объема годовой работы основаны на личном опыте автора статьи, а также на результатах выполнения проекта «Научное, научно-методическое, материально-техническое и информационное обеспечение системы образования», в котором группой специалистов в рамках программы Министерства образования РФ были разработаны нормативы и формы учета деятельности психолога.

Мы прекрасно понимаем, что в различных управлениях образования и образовательных учреждениях могут быть разные требования к документации, иногда возникают и новые, нам неведомые направления работ, что тянет за собой и изменение граф отчетности. Нам очень интересно узнать от читателей, что еще может придумать образовательное начальство, что еще требуется отразить в своей отчетности психологу, — напишите нам.

Очевидно, что и аналитический, и статистический отчет базируются на перспективном планировании, которое психолог проводит в конце предыдущего — начале текущего учебного года. Поэтому и структура, и описание тех или иных направлений деятельности и полученных результатов в различных видах отчетности должны полностью соответствовать запланированному.

Действительно, если психолог работает в ДОУ, то пункты отчетности по профориентации или по коррекционной работе с трудностями адаптации к среднему звену школы ему совсем ни к чему. И наоборот, психологу, полностью ориентированному на работу со старшеклассниками гимназических классов, вряд ли необходимо оценивать уровень их интеллектуального развития. Подобные особенности деятельности специалиста должны быть учтены в самой форме статистической справки — в ее графах. Необходимо помнить, что статистическая отчетность опирается на данные журнала учета и регистрации текущей деятельности. То есть графы в журнале должны полностью соответствовать графам в бланке статистического отчета, на основании которого и будет проводиться анализ и составляться отчет аналитический.

Таким образом, должна быть выстроена следующая цепочка:

Технология заполнения журнала регистрации приведена в нашей книге «Организация и содержание деятельности психолога специального образования», раздел VII «Организационно-методическая работа» (изд. «Аркти», 2005). Здесь отметим только, что нам кажется наиболее удобным иметь один общий журнал регистрации — так легче и регистрировать, и подсчитывать объем проделанной работы. В качестве примера приводим образец заполнения одной страницы регистрационного журнала, поскольку именно на ее основе и готовится статистический отчет (этот пример иллюстрирует работу психолога на одну ставку при пятидневной рабочей неделе).

Основным элементом технологии является направление подсчета. Оно (как в целом, так и для приведенного бланка первичной регистрации) всегда жестко закреплено: справа — налево. А для статистики — еще и снизу — вверх. Именно такая последовательность отражена цифрами на бланке 2 (далее приводятся номера соответствующих граф: от 1 до 57). Номерные обозначения показателей в бланках 1 и 2 одинаковы.

Очевидно, что одновременно в той же последовательности справа налево подсчитываются соответствующие столбцы регистрационного журнала (бланк 1), показатели которых вписываются в статистическую справку. Как представлено в бланке 1, подсчитывается количество плюсов для каждого столбца за отчетный период. Подсчет каждого столбца ведется для всего анализируемого периода¹ . Единственная сложность — столбец, общий для всех трех анализируемых категорий: детей, родителей, специалистов, но в статистическом бланке эти категории должны быть разведены по разным графам и лишь в дальнейшем суммированы в общей для данного вида работ графе.

Естественно, что вначале прописываются и подсчитываются такие виды работ, которые не включены в бланк (другие виды работ, виды мероприятия, участие в общешкольных мероприятиях: цифры 1, 2, 3). Эти данные не суммируются с другими показателями. Они также должны быть проанализированы в текстовом отчете и по возможности соотнесены с остальными показателями.

Изолированно могут быть оценены показатели «Посещение уроков (занятий) других специалистов» (4), «Проведение открытых занятий (уроков)» (5). Подсчитанные по регистрационному журналу семинары для родителей (6) и для специалистов (7) суммируются и записываются в графу 8: (количество проведенных мероприятий из графы 6 плюс количество проведенных мероприятий из графы 7; в дальнейшем в скобках будем указывать только номера соответствующих граф).

По графам нужно распределить и проведение семинаров и групповых консультаций, которые в регистрационном журнале находятся в одном столбце.

Точно так же подсчитывается организация и проведение плановых и внеплановых консилиумов — графа 11 (9 + 10) и участие в консилиумах — графа 14 (12 + 13). В регистрационном журнале они сведены в единый столбец. Отсюда следует необходимость при текущей регистрации каким-то образом отмечать характер участия психолога в проведении консилиума (организация или просто участие — это в общем-то разные виды работы), а также их плановость или внеплановость. Последнее требует большего объема организационной работы, что и должно быть отмечено в аналитическом отчете.

ЖУРНАЛ УЧЕТА ВИДОВ РАБОТ

Месяц октябрь   Неделя третья

БЛАНК 1. Образец первичной регистрации и учета различных видов работ
педагога-психолога за неделю

СТАТИСТИЧЕСКАЯ СПРАВКА

БЛАНК 2. Рекомендуемая форма статистического годового отчета

Примечание. цифры, выделенные курсивом, являются номерными обозначениями показателя, записанного в той же ячейке журнала учета. Они указывают на последовательность подсчета и заполнения пустографок статистической справки. Начинать заполнение нужно, соответственно, снизу вверх.

Все эти категории в целом можно отнести к методической работе. В некоторых регионах проведение консилиумов относят не к методической, а к «аудиторной» работе, тогда при анализе временных объемных показателей деятельности психолога их следует включать в 18 часов практической работы.

Количество групповых занятий (графа 22 в бланке 2) подсчитывается по столбцу «Групповые коррекц./развив. занятия (тренинг) (в бланке 1 также под номером 22). Здесь определенную трудность представляет анализ того, с какими категориями проводились занятия: с детьми, специалистами или родителями. В ситуации, когда психолог регистрирует только сам факт проведения занятия, графа 22 получается простым подсчетом «крестиков» и анализируется в зависимости от кода обратившегося. Так оказывается проще. Но в этом случае необходимо вести еще журнал самих коррекционных занятий (по типу классного журнала), где отмечаются сами посещения детьми, родителями или специалистами (данные заносятся в графы 19, 20, 21). Можно записывать для каждого коррекционного занятия весь состав участвующих в нем, но тогда сложнее подсчитывать каждую категорию участников и это занимает много места в основном регистрационном журнале. В любом случае общее количество посещений групповых занятий (графа 18) получается из суммирования цифр из граф 15, 16 и 17, а количество групповых занятий – из суммирования цифр из граф 19, 20 и 21.

Данные по групповым консультациям (графа 26) — это подсчет данных из соответствующего столбца журнала учета видов работ. Данные составляются из суммирования числа групповых консультаций специалистов (графа 23), родителей (графа 24) и детей (графа 25).

Аналогичным способом подсчитывается, сколько раз проводилась групповая (скрининговая) диагностика специалистов, родителей и детей (сумма данных из граф 31, 32 и 33 заносится в графу 34 «Групповая диагностика»). Данные графы «Общее количество обследованных на групповой диагностике» (графа 30) получаются (и проверяются) суммированием всех категорий: детей, родителей и специалистов (графы 27, 28, 29). Анализировать эти данные, разумеется, следует отдельно.

Так же подсчитывается общее количество индивидуальных занятий (графа 38) по соответствующему столбцу регистрационного журнала. В зависимости от кода обратившегося эти данные заносятся в графы: 37 (для детей), 36 (их родителей) и 35 (специалистов). Сумма данных из граф 35, 36, 37 должна соответствовать общему числу проведенных занятий, что может быть проверено по соответствующему разделу журнала индивидуальных занятий. Аналогичным образом подсчитывается и количество индивидуальных консультаций (графа 42). Причем здесь для каждой категории существует собственный столбец: «Консультации специалистов» (39); «Консультации родителей» (40); «Индивидуальные консультации» (41) — для детей; общее число консультаций (графа 42) получается простым суммированием цифр из столбцов 39, 40 и 41 основного регистрационного раздела журнала.

Индивидуальные обследования — графа 45. Психолог регулярного образовательного учреждения в основном проводит оценку психического развития и состояния детей. Поэтому в общем статистическом подсчете мы не предусмотрели места для анализа объема работ по индивидуальной диагностике взрослых. В принципе, при анализе первичной статистической информации — в частности кодов обратившихся и соответствующих столбцов первичного и повторного индивидуального обследования — такую информацию можно вычленить. Но в образовании преимущественно учитывается и анализируется оценка детей, которая складывается из первичного и повторных индивидуальных обследований (сумма данных из столбцов 43 и 44).

Необходимо отдельно сказать о случаях неявки на прием к психологу. Это может произойти при выполнении таких видов работ, как обследование, консультация, индивидуальные или групповые занятия. Поскольку психолог готовился к перечисленным выше видам работ, нашел для них время и место, ожидал клиентов, то эту неявку следует рассматривать как проведенную работу, регистрировать и оценивать ее, а также учитывать при подведении итогов за месяц/год. В статистических отчетах ее можно отмечать в соответствующих разделах через косую черту. Например, в случае неявки детей и взрослых на индивидуальную консультацию соответствующий раздел отчета будет выглядеть так:

Цифры до черты — количество проведенных консультаций, а после — количество неявок на консультацию. Аналогичным образом выглядит и итоговая статистика всех приемов.

При значительном числе неявок к психологу методист службы должен обратить внимание на систему записи к специалисту (если запись производится не самим психологом) и обсудить с психологом возможные причины такого большого числа неявок.

Наиболее затратным следует считать итоговый подсчет количества приемов (сюда входят все виды работ) по отдельным возрастным категориям. Подобный анализ можно сделать только при условии пунктуальной регистрации возраста ребенка в соответствующей графе журнала. То есть в графе «Возраст» подсчитываются все дети для каждого возрастного диапазона, которые были «включены» в тот или иной вид работ. Как правило, для подобного анализа необходимо учитывать все разделы журнала или все виды журналов, которые ведет психолог.

Имея в виду под номером графы количество соответствующих мероприятий, можно привести следующую формулу проверки правильности подсчета:

(46 + 47 + 48 + 49 + 50 + 51 + 52) = (17 + 29 + 37 + 41 + 43 + 44).

Как видно из бланка 2, данные из граф, которые суммируются для подсчета общего количества приемов детей, выделены жирной линией.

В свою очередь, подсчет приемов родителей может быть проверен по формуле:

54 = (16 + 28 + 36 + 40).

Для специалистов — по формуле:

53 = (15 + 27 + 35 + 39).

Точно так же, зная коды обратившихся, можно проанализировать и подсчитать количество мальчиков и девочек:

(55 + 56) = (46 + 47 + 48 + 49 + 50 + 51 + 52).

При желании для каждого из этих показателей можно определить количество неявок и проведенных приемов, отделяя эти категории косой чертой.

И, наконец, общее количество «человеко-приемов» (если кому-нибудь из начальства вдруг понадобится этот показатель «средней температуры по госпиталю») можно подсчитать простым суммированием:

57 = (53 + 54 + 55 + 56).

В заключение я хотел бы подчеркнуть, что определенный минимум статистики, конечно, необходим, особенно для создания хорошего аналитического отчета за учебный год и планирования своей будущей деятельности, но за цифрами важно не потерять главное — детей, для которых мы работаем.

 ¹ Для простоты подсчета имеет смысл делать промежуточную статистическую справку (за 1 месяц), как это представлено в «Рабочем журнале психолога образования» (изд. «Сфера», 2002). Тогда общую статистику за учебный год можно получить простым сложением соответствующих граф всех ежемесячных справок.

кандидат психологических наук